Les factures sont une nécessité légale. Elles sont nécessaires pour garder une trace des dépenses de l’entreprise, des ventes, des paiements des clients et des dettes en cours. Les factures fournissent un registre des dépenses commerciales qui peut accorder une légitimité aux réclamations présentées aux panels d’arbitrage et aux tribunaux et aider à suivre les flux de marchandises à travers une chaîne d’acheteurs et de vendeurs. Les factures sont une nécessité juridique.
Composants de la facture
Une facture doit impérativement comporter les éléments suivants. Nom et le cas échéant, marque ou symbole de l’entité commerciale émettrice. L’identification pertinente de l’entreprise, telle que le numéro EIN ou le numéro de TVA. Adresse de l’entreprise et autres informations de contact telles que les numéros de téléphone et les courriels. La date de création de la facture, le numéro de suivi de la facture et le bon de commande. Nom et autres informations d’identification du client ou du destinataire de la facture. Organisation des postes qui spécifie la nature et le montant de chaque produit ou service nécessitant une compensation. Exemple : « pièces » et « main d’œuvre » des ateliers de mécanique. Le cas échéant, les déductions pour les paiements déjà reçus et les remises spécifiées dans la facture. Montant total de la facture, déduction faite des déductions ou remises. Modes de paiement acceptés et date d’échéance du paiement. Le cas échéant, les frais ou intérêts potentiels sur le solde impayé après la date d’échéance. Si la facture concerne des frais de retard ou des intérêts sur les soldes impayés, inclure tous les frais applicables.
Importance juridique de la catégorisation des postes
Les postes d’une facture doivent être catégorisés comme étant soit la vente de biens concrets, soit des services immatériels. Les variations sur cette formulation comprennent les composantes communes « pièces » et « main d’œuvre » des factures de réparation automobile et domestique. Cette distinction permet aux clients de voir ce qu’ils paient exactement tout en permettant à un homme d’affaires de garder une trace des types de dépenses. Cette distinction est particulièrement importante pendant la période des impôts.
Les factures impayées qui détaillent la vente de biens matériels permettent de déduire le prix de vente impayé du revenu imposable, ce qui réduit la charge fiscale globale. En revanche, l’expertise, le temps ou les services liés à l’entreprise qui n’ont pas été rémunérés ne sont pas déductibles en tant que frais professionnels.
Types de factures
Plusieurs variantes d’une facture standard facilitent les opérations commerciales et la tenue des dossiers. Lors de la négociation d’un accord commercial, l’une des parties présente généralement une proposition de facture. Il s’agit de la première introduction du client aux conditions et aux exigences de rémunération de l’entrepreneur. Il s’agit d’une facture standard.
Une proposition de facture énonce les coûts probables des différents postes ainsi que les remises ou les frais de retard qu’un entrepreneur peut avoir en tête. La facture proposée peut être modifiée de nombreuses fois avant l’accord final et le début des travaux. Assurez-vous d’obtenir une confirmation écrite et une signature de la part du destinataire potentiel de la facture qui souligne l’accord sur tous les termes de la facture. Si un projet ou une mission est long, multiforme ou autrement difficile à détailler dans une seule facture, les factures intermédiaires sont d’excellents outils d’organisation qui aident à clarifier les dépenses, les paiements et les livrables. Les factures intermédiaires permettent d’estimer les coûts continus qui seront nécessaires à l’achèvement du projet. Une fois le projet achevé, la facture finale tiendra compte de tout surpaiement ou sous-paiement du client et le créditera en conséquence. Les factures finales comprennent toutes les dépenses pour les produits, les services, la main-d’œuvre et toute autre compensation attendue et décrite dans une facture proposée ou un autre accord. Les dépenses totales doivent tenir compte des dépenses par poste ainsi que des déductions pour tout paiement intermédiaire ou estimatif envoyé par le client avant l’achèvement des travaux. Le défaut de paiement intégral d’une facture légitime à la date d’échéance peut déclencher des frais ou des intérêts supplémentaires relatifs à un solde impayé. Ces frais ou intérêts peuvent être résumés et communiqués à un client avec une facture d’intérêts. Les factures d’intérêts font référence au montant impayé, au taux applicable, au taux et à la prochaine date d’échéance de paiement.
