L’un des outils de sécurité les plus puissants (le cryptage) est aussi le moins bien expliqué. Cette astuce vous permettra de comprendre comment commencer à utiliser le cryptage.
Scénario
Vous devez échanger des documents sensibles avec votre client, mais à l’ère du numérique, l’impression et l’envoi de documents physiques semblent lents, coûteux et pas vraiment » verts « .
Solution typique
Pratiquement tous les avocats s’appuient sur le courrier électronique comme outil de communication principal, donc quand vient le moment d’envoyer des documents, ils vont directement vers le courrier électronique.
Problème
Il existe un certain nombre de raisons pratiques pour se méfier de l’envoi de documents par courriel (par exemple, le versionnage, l’organisation), mais les véritables préoccupations sont liées à la sécurité. Les courriels sont facilement mal adressés et sont souvent transmis à des tiers à votre insu ou sans votre permission. Si vous joignez un document très sensible à un courriel et que vous l’envoyez à la mauvaise personne dans votre carnet d’adresses, rien n’empêche cette personne de lire et de diffuser le fichier dans un sens qui risque de vous mettre dans la panade avec votre client et votre organisme disciplinaire.
Solution
De nouveaux avis éthiques, principalement ceux concernant le cloud computing, ont noté qu’il est important pour les avocats d’évaluer la sensibilité des données qu’ils manipulent et de prendre des mesures appropriées. Vous ne devez pas avoir peur de continuer à utiliser le courrier électronique pour la plupart de votre correspondance de routine et même pour les échanges de documents sans grande importance, mais lorsque vous manipulez des données particulièrement sensibles, comme les secrets commerciaux de votre client, par exemple, vous devez aller un peu plus loin.
La confidentialité est un élément essentiel de l’éthique.
L’email crypté vous permet de protéger vos communications de sorte que le corps de l’email et les pièces jointes ne soient accessibles que si le destinataire dispose de la clé de décryptage/mot de passe adéquat. Même si vous adressez accidentellement l’e-mail à la mauvaise adresse, le destinataire ne pourra pas voir la moindre information sensible. Mieux encore, la plupart des outils de messagerie chiffrée comprennent des fonctions d’audit qui vous indiquent quand (et par qui) le message a été ouvert ou les pièces jointes téléchargées. Dans certains cas, vous pouvez également définir des restrictions pour empêcher le transfert ou forcer l’email à « expirer » après un certain temps.
