Depuis 2023, toute entreprise implantée en France doit procéder à la déclaration de sa création par le biais du Portail électronique des formalités d’entreprises, plus couramment appelé Guichet unique. Cette plateforme sécurisée est mandatée par les autorités gouvernementales et administrée par l’Institut national de la propriété industrielle ou INPI. Elle vise à simplifier les démarches administratives des professionnels en encourageant l’adoption de procédures dématérialisées. Comment cette transition vers la dématérialisation simplifie vos formalités ? Les réponses en détails.
Cadre juridique de la signature électronique sur le Guichet unique
La transition vers la dématérialisation des formalités administratives implique une série de réglementations juridiques encadrant l’utilisation de la signature électronique sur le guichet unique. Au cœur de ce cadre spécifique, se trouve le règlement eIDAS, adopté par l’Union européenne pour régir l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Ce règlement établit des normes strictes pour les certificats électroniques qualifiés, garantissant la sécurité et l’authenticité des transactions effectuées en ligne.
Le règlement eIDAS et les certificats électroniques qualifiés
Le règlement eIDAS fixe des normes strictes pour les certificats électroniques qualifiés utilisés dans le processus de signature électronique sur le Guichet unique. Concrètement, ce type de certificat :
- est délivré par des prestataires de services de confiance ;
- assure l’authenticité et l’intégrité des données signées électroniquement ;
- offre une sécurité juridique aux entreprises et à leurs partenaires commerciaux.
Une entreprise utilisant un certificat électronique qualifié selon le règlement eIDAS peut conclure des contrats en toute sérénité.
La signature électronique à différentes étapes de la vie d’une entreprise
La signature électronique sur le Guichet unique est requise à différentes étapes de la vie d’une entreprise, de la création à la cessation d’activités, en passant par les modifications. Chaque formalité implique des obligations légales spécifiques, garantissant la conformité aux réglementations en vigueur. Par exemple, lors de la création d’une entreprise, le dirigeant a pour obligation de signer électroniquement les statuts, attestant son engagement envers les autorités compétentes.
Gestion pratique des formalités administratives avec le Guichet unique : conformité et bonnes pratiques
La gestion des formalités administratives à travers l’utilisation du Guichet unique exige le respect de bonnes pratiques. En effet, l’idée est de garantir une conformité totale avec les exigences légales en matière de signature électronique. En voici quelques-unes à suivre.
Exploiter des certificats électroniques qualifiés
Par rapport à l’utilisation des certificats électroniques qualifiés, les professionnels peuvent assurer la validité juridique de leur signature électronique, spécifiquement à travers la norme EIDUCIO+. Par exemple, un dirigeant d’entreprise a recours à ce procédé pour la signature de documents administratifs cruciaux tout en garantissant leur conformité, comme des :
- contrats commerciaux ;
- accords de partenariat ;
- devis ;
- factures.
Veiller à la sécurité des identifiants de connexion
La sécurité des identifiants de connexion est primordiale pour prévenir tout accès non autorisé aux comptes utilisateurs sur le Guichet unique. Il est recommandé de choisir des mots de passe robustes et de les renouveler régulièrement. De plus, l’utilisation de l’authentification à double facteur renforce la sécurité des comptes en imposant une vérification supplémentaire lors de la connexion.
Sauvegarder régulièrement les données
La sauvegarde régulière des données est une pratique essentielle pour éviter toute perte d’informations importantes. Les entreprises doivent mettre en place des procédures d’enregistrement régulières et automatiques pour garantir la disponibilité des données. Par exemple, la mise en place de sauvegardes quotidiennes sur des serveurs sécurisés permet de prévenir les risques de perte de données en cas de problème technique ou de cyberattaque.
